Электронный документооборот с контрагентами

Любая организация осуществляет обмен документами между другими организациями или клиентами. У крупных организаций/предприятий ежедневно происходит обмен документами с контрагентами в огромных количествах. При обмене бумажными документами идёт затраты средств на бумагу, доставку, время. Электронный вариант сокращает время доставки до нескольких минут, плюс избавляет от надобности в услугах доставки и той же бумаге. Для малого или среднего бизнеса бумажный обмен приносит не столь сильные затраты средств, в отличии от крупного, где обмен документами может достигать тысячами в день.

Соответственно электронный документооборот с контрагентами более актуален для крупных предприятий, но тем не менее ЭДО пользуется спросом и в малых и средних организациях. После совершения любой операции в организации, бухгалтер составляет в учётной системе документ об акте выполненных работ. Далее распечатка, которая до получателя доставляется или почтой или через курьерскую службу. Получатель акта (контрагент) делает скан, потом добавляет его в свою информационную систему, вручную делает проводу и соответственно сохраняет бумажный оригинал. Вариант опробованный годами, однако не самый надежный, потому что документ всегда может затеряться во время доставки или «повредиться». Но в любом случае ситуация с технической точки зрения вызывает парадокс. Получается, что внутренние системы отправителя/получателя оптимизированы, а внешние нет, через которые как раз можно настроить ЭДО и минимизировать затраты средств на передачу бумажных документов.

ЭДО между контрагентами

Технический момент начала ЭДО прост. Обе стороны настраивают у себя и устанавливают ЭЦП для электронного обмена, после любая из сторон через поиск контрагентов находит нужного и можно приступать к обмену. Такой вариант называется «обмен с контрагентами напрямую». При этом есть некоторые нюансы в обмене электронными документами. Например, обе стороны имеют усиленную квалифицированную цифровую подпись, при таком раскладе никаких «разрешающих» действий на обмен документами осуществлять не требуется. А если ЭЦП имеет иной вид, то необходимо предварительно заключать соглашение об ЭДО.

Обмен документами можно так же осуществлять через Операторов ЭДО СФ. Главное преимущество заключается в том, что пользователи один раз подключаются к сети оператора и присоединяются к регламенту обмена, далее уже начинается работа в сервисе ЭДО.

Различие обоих вариантов заключается в том, что обмен документами без участия оператора ЭДО не возможен по таким документам, как электронные счета-фактуры. Обмен таким видом документов должен осуществляться только с участием оператора ЭДО, поскольку он сможет подтвердить факт отправки/получения документа. Приказ Минфина РФ №50н.

Как начать обмен ЭДО?

Первоначально необходимо выбрать и подключиться к оператору ЭДО, у которого в дальнейшем будет приобретена ЭЦП и криптографическая система, отвечающая за шифрование документов. Соответственно последний шаг это поиск контрагентов и их подключение. Получать цифровую подпись необходимо только в аккредитованных удостоверяющих центрах. Обычно крупные Операторы ЭДО имеют свой УЦ. В России одним из таких является компания ЗАО «Калуга Астрал».

Существует три вида ЭЦП:

  • 1)простая;
  • 2)усиленная неквалифицированная;
  • 3)усиленная квалифицированная.

Документы, которые подписаны простой или неквалифицированной подписью считаются аналогами бумажных документов, которые подписаны собственноручной подписью (ФЗ №63). А документы, в которых присутствует усиленная квалифицированная ЭЦП признаются ФНС как юридически значимые.

Электронный документооборот с контрагентами напоминает общение в соц сети. Т.е. невозможно обмениваться документами, если твой контрагент не зарегистрирован в системе, так же и нет смысла регистрировать в системе, если нет «друзей». Но в большинстве случаев после того, как один контрагент регистрируется в сервисе ЭДО, то как минимум часть его друзей-контрагентов решают последовать его примеру.

Операторы ЭДО сегодня могут предоставить всем клиентам комфортные условия для ЭДО. Это касается как финансового плана, так и технического. В первом случае вам могут помочь подобрать наиболее выгодные условия при подключение, а во втором это то, что сегодня часть крупных операторов разработали и оптимизировали роуминг. Это означает, что если два контрагента пользуются сервисами ЭДО у разных операторов, то роуминг позволит убрать барьер между технической сложностью обмена документами при таком раскладе.