Система электронного документооборота

Что такое электронный документооборот?

Это возможность обмениваться электронными документами, имеющими юридическую силу, вместо бумажных носителей. Создать, подписать и отослать электронный документ можно за несколько минут, а контрагенты смогут получить в электронном виде счета-фактуры и акты намного быстрее, чем при доставке обычных документов. Организовать работу с электронными документами и обеспечить взаимодействие между сотрудниками организации (передача документов, отправка заданий и др.) позволяет СЭД – предназначенное для этой цели программное обеспечение.

Преимущества системы электронного документооборота:

  • удобство и простота использования; поиск документов по ключевым параметрам;
  • экономия на бумажных архивах; оптимизация рабочего процесса при моментальной отправке документов;
  • защита документов с ЭЦП от несанкционированного доступа;
  • возможность работать с удаленными контрагентами, независимо от их географического местоположения; экономия средств, которые расходовались на курьеров или экспресс-почту.

Сервис 1С-ЭДО позволяет отправлять и получать следующие документы в электронном виде:
  • Учетные и первичные бухгалтерские документы – счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные, и т.п. Все эти документы будут автоматически переданы в соответствующем утвержденном приказом ФНС формате. Отправка и шифрование документов будет происходить в тех же самых разделах программы, где они и были сформированы.
  • Сопроводительные документы – договора, письма, регламенты, рекламные материалы. Для данного типа документов не предусмотрен формат, но их также можно отправить, подписав электронной подписью из раздела произвольных документов. Зайти в него можно следующим образом: "Сервис" – "Обмен электронными документами" – "Произвольные электронные документы".
  • Получение документов происходит централизованно, по команде "Сервис" – "Электронные документы" – "Отправить и получить электронные документы". При каждом сеансе связи с оператором электронного документооборота непосредственно в программе 1С будет автоматически формироваться реестр исходящей и входящей почты, с точным указанием времени и даты отправки или получения документов. Для просмотра данных реестров необходимо зайти в меню "Сервис" – "Обмен электронными документами" – "Архив электронных документов".
Система Астрал.doc:
  • обмен документами: как имеющими формат ФНС (акты, счета-фактуры), так и любыми другими (сопутствующими) электронными документами;
  • ведение электронного документооборота с использованием сертифицированных ФСБ криптографических средств СКЗИ «VipNet CSP» и СКЗИ «КриптоПро СSP» при работе с ЭЦП документов;
  • распределение зоны ответственности между сотрудниками организации;
  • контроль исполнения распоряжений в процессе документооборота и др.

Для передачи в контролирующие органы по телекоммуникационным каналам связи бухгалтерской и налоговой отчетности в рамках системы электронного документооборота Астрал.doc предназначена программа ПП Астрал Отчет. Этой программой на территории России пользуются более 300 000 организаций и индивидуальных предпринимателей.

Модуль «Документооборот» программы ПП Астрал Отчет реализует электронный документооборот между организациями. В его функции входят:
  • приглашение контрагентов к документообороту (обмену договорами, счетами-фактурами и др.);
  • ведение адресной книги и синхронизация ее с оператором связи;
  • интеграция с ПО «1С»;
  • подпись и шифрование исходящих документов;
  • создание архива принятой и отправленной корреспонденции и др.
Для подключения модуля «Документооборот» пользователю необходимо приобрести лицензию на ПП Астрал Отчет по любому из действующих тарифов. После приобретения лицензии активация модуля «Документооборот» производится бесплатно.