ФЗ об электронной подписи

Управление пользованием СЭД и документов электронного вида происходит на локальном и государственном уровне. Разработку документов локального типа для применения в СЭДе и электронных документов осложняет пробелы в существующем законодательстве. Отсутствие регламента и законов об электронных документах, архивном хранении таких документов, ФЗ о документационном обеспечении управления и не полностью сформированный понятийный аппарат в области ЭДО являются главными барьерами в оптимизации использования локальных документов.

Этот недостаток государственного уровня власти вынуждает службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в паре с отделами автоматизации работать над созданием документов, которые будут регламентировать обмен электронными документами в СЭД.

Без применения в СЭДе электронных документов совершенствование и доработка ДОУ становится невозможным. Регламентирование и управление вопросами по работе с электронными документами подразумевает под собой юридическое закрепление в нормативных и правовых актах.

Российское государственное управление ЭДО основывается на законодательных актах, которые напрямую затрагивают вопросы ДОУ и нормативно-методические документы, которые регулируют современную систему документооборота в электронном виде. Иными словами регламентирует электронный документооборот законодательство РФ.

ФЗ 63 об электронной подписи

Одним из основных законодательных актов в сфере ЭДО является ФЗ об электронной подписи от 6.04.2011 №63. Закон об ЭЦП 63-ФЗ создаёт законные условия для применения цифровой подписи, которая заменяет и выступает в качестве собственноручной. Цифровая подпись шифрует и защищает любой документ от подделки или умышленного изменения документа. ЭЦП содержит в себе уникальный набор символов, который создаёт личный индентификатор, по этому каждый подписанный документ цифровой подписью, будет иметь отпечаток идентификатора ЭЦП.

Электронная подпись содержит в себе электронный сертификат, который состоит из набора полей, в которые вносится определенная информация. Приказ ФСБ №795 от 27.12.2011 регламентирует все требования к соответствию расположений полей в электронном сертификате. Сегодня организации, имеющие квалифицированные подписи могут осуществлять электронный документооборот по счетам-фактурам, установленного формата ФНС. Обмен документами осуществляется через ТКС, которые обеспечивает оператор ЭДО. Обмен документами в этом случае считается юридически значимым, поскольку электронный документ проходит по ТКС и установленного формата.

Главные нормативные правила в работе архивов государственного характера имеют общие положения в приёме и хранении электронных документов. Архив имеет правила хранения как бумажных, так и электронных документов . В правилах архивов хранения документов есть учётная карточка единиц учёта и так же журнал, в котором идёт пометка о получения/отправления документа и журнал учета электронных документов, где отображаются такие операции как миграция или перезапись.

Все требования к хранению документов в архивах или библиотеках устанавливает ИСО 11799:2003. Когда идет применение СЭДа или ЭДа, стоит помнить о том, что необходимо отвечать установленным отечественным стандартам, как ГОСТ: 6.30-2003, 7.0.8.-2013, 6.10.4-84, 51353-99 и т.д.. Любое построение компьютерной системы с технологической обработкой документации осуществляется исходя из установленных комплексом стандартами на автоматизированных система. Эти стандарты требуются программистам ЭД и СЭД. При создании автоматизированной системы комплексными стандартами, как и при применении СЭД с ЭД, используются установленные ГОСТы: 34.602-89, 34.603-92, 24.201-89, 54989-2012/ISO/TR 1849:2005 и т.д.

В законодательстве РФ присутствуют и международные стандарты в области ЭДО, т.к. не существует единых установленных. Комплексы ЭДО возможно подготовить в качестве специализированного пакета разработки, или как вариант в нескольких интегрированных сервисах, зачастую в виде заказной разработки. В общем выбор зависит от требований и желаний компании, по этому каждая фирма выбирает сама для себя наиболее подходящий вариант. В создании систем ЭДО установленные стандарты могут использовать разработчики ЭДО, клиенты системы и сервиса, потенциальные клиенты или заказчики и так же учебные учреждения специализированного статуса.

Стандарты являются главными критериями в выборе комплекса для ЭДО, исходя из которых будет строиться и создаваться ТЗ. Мир не стоит на месте и современные технологии достигли высокого уровня. Сегодня рынок электронных услуг предлагает множество систем для возможности обмена документами путём электронного документооборота, которые различаются между собой визуально и в технических возможностях.

Нет строгих правил в соответствии международным стандартам на территории РФ , но при этом важно учесть, что нормы и стандарты операций с документами начинает переходить уже на международный уровень. Отсюда напрашивается вывод, что логичнее в нашей стране ориентироваться на международные стандарты, применяемые в документообороте через интернет по ТКС.

В пользовании комплексов или сервисов по ЭДО всегда нужно учитывать законодательные акты и норма, в том числе ФЗ 63 об электронной подписи, установленные Российским законодательством. У федеральных органов существуют нормативные акты, направленные и заинтересованные в оперативном и безопасном обмене документационной информации. Обычно это документы, которыми обмениваются с налоговыми или таможенными органами.